Программа «Баланс-2: Архив ЭДО» (ранее «Баланс-2: Клиент ЭДО») предназначена для временного и долговременного архивного хранения электронных документов.
«Баланс-2: Архив ЭДО» является дополнением к системе Контур.Диадок. Программа устанавливается на компьютеры пользователя и позволяет:
- ✓ Сохранять документы из системы Диадок и из ряда других систем операторов ЭДО в локальной базе данных на компьютере или сервере пользователя;
- ✓ Отправлять документы через систему Диадок;
- ✓ Сохранять, распознавать, автоматически извлекать атрибуты метаинформации (тип, номер, дату и др.) и осуществлять поиск скан-копий бумажных документов по атрибутам и полнотекстовому содержимому;
- ✓ Загружать с диска электронные документы из систем других операторов ЭДО;
- ✓ Предоставлять доступ к документам путем разложения по папкам с различной иерархией;
- ✓ Сохранять и подписывать внутренние электронные документы;
- ✓ Формировать печатные копии электронных документов со сведениями об электронных подписях.
Таким образом, программа позволяет создавать и актуализировать единый архив электронных документов на компьютере или сервере клиента. Это позволяет осуществлять эффективный поиск электронных документов в локальной базе данных.
- • Документы из системы Диадок и других источников сохраняются в едином архиве в базе данных на компьютере или сервере пользователя.
- • Структура БД и механизмы работы с данными ориентированы прежде всего на решение задач корпоративного хранения и расширенного поиска в архиве документов различных видов, а не на выполнение ЭДО (это несколько другая задача).
- • Существуют механизмы по «чистке» документов, выгруженных из систем ЭДО. Таким образом, архив документов не будет содержать старых версий документов, лишних документов, аннулированных или документов с незаконченным документооборотом, хранящихся в системах операторов ЭДО.
- • Возможность внутренних группировок и комментариев документов архива.
- • Программа тесно интегрирована через API с Диадок и СБИС ЭДО и позволяет осуществлять выгрузку в локальную базу данных как файлов самих документов и электронных подписей, их печатных копий, так и дополнительных файлов документооборота и метаинформации.
- • Возможность импорта с диска электронных документов, ранее выгруженных из систем различных операторов ЭДО. (Заметим, что большинство систем операторов ЭДО имеют возможность массовой выгрузки электронных документов на диск.)
- • Возможность подписания электронной подписью со штампом времени и сохранения внутренних электронных документов.
- • Работа с различными видами документов – формализованными, неформализованными, скан-копиями, ранее выгруженными из систем различных операторов ЭДО, внутренними.
- • Возможность динамического изменения представления иерархической структуры хранения документов: организация / год–квартал / контрагент.
- • Сохранение отобранных документов в портфель для подготовки ответа на требование или объединения в группы связанных документов.
- • Ведение архива нескольких своих организаций и ИП с учетом разделения принадлежности документов различным подразделениям.
- • Возможность включения процесса получения документов из Диадок по расписанию.
- • Расширенные виды поиска по сохраненной из Диадок метаинформации, извлеченной из формализованных документов информации, по полнотекстовому содержимому неформализованных документов и распознанных графических файлов скан-копий.
- • Функции «чистки» архива, включающие удаление, пометку как удаленных документов, использование стоп-наименований файлов документов и фильтры на статус документов, загружаемых из систем операторов ЭДО.
- • Работа с документами с учетом номенклатуры дел: задание номенклатуры дел, доступ к документам с учетом номенклатуры дел.
- • Возможность автоматизированного разложения документов по разделам номенклатуры дел.
- • Разграничение прав доступа к документам и Журнал действий пользователей.
Программа по ряду функциональных возможностей повторяет и расширяет возможности программы «Баланс-2: Файловый архив электронных документов» и имеет ряд преимуществ за счет хранения документов и метаинформации в базе данных.
Для получения и отправки документов через Диадок требуется лицензия (ключ) на API Диадок.
«Баланс-2: Коннектор с КриптоПро Архив» предоставляет возможность:
- • Отправлять в КриптоПро Архив контейнеры электронных подписей документов для обеспечения продления их сроков действительности;
- • С использованием КриптоПро Архив осуществлять обработку ЭП, включая проверку поступающих на хранение ЭП; преобразование ЭП с целью отделения подписи от документов для обеспечения хранения только ЭП без документов; периодического дополнения хранящихся ЭП информацией, обеспечивающей возможность их долговременной действительности;
- • С использованием КриптоПро Архив обеспечивать централизованное хранение ЭП и выдачу их по запросу;
- • Получать из КриптоПро Архив электронные подписи документов с продленным сроком действительности и сохранение их в базе данных программы «Баланс-2: Архив ЭДО».
